Cuando se presenta la oportunidad de hacer un instructivo, es importante conocer cómo hacerlo, ya que consiste en la descripción de forma ordenada sobre las etapas o pasos para realizar una determinada tarea y por ello se pueden redactar de diferentes áreas, ya que existen inquietudes sobre cómo hacer un instructivo de trabajo, como hacer un instructivo de un juego, como hacer un instructivo de una piñata, como hacer un instructivo con verbos en infinitivo y muchos temas más.
No debe dejarse de señalar un instructivo le permite a la persona a que pueda lograr un determinado objetivo.
Recomendaciones de cómo hacer un instructivo
Resulta de gran relevancia que antes de realizar un instructivo de cualquier tema que se desea desarrollar, se debe conocer muy bien los pasos para lograr el objetivo, ya que esto le brinda la seguridad en el momento de comenzar a redactar cada uno de los pasos que conforman el proceso.
Una vez que los tenga plenamente identificados debe diferenciar unos de otros, de tal manera que no se solapen las actividades o no se repitan.
También es necesario que se emplee un lenguaje adecuado y se utilice términos técnicos cuando así lo requiera.
Es menester que se mantenga la secuencia por lo que se deben identificar cuáles son los pasos y en qué orden se deben señalar en el instructivo a realizar,
Así mismo representa un elemento de gran relevancia identificar el tipo de instructivo ya que varían los pasos en cuanto a cómo hacer un instructivo corto porque se debe realizar con pocos pasos pero que comprenda todo lo necesario para lograr el proceso.
De igual forma ocurre en cuanto a cómo hacer un instructivo con imágenes porque se deben ubicar las imágenes que describan los pasos del instructivo, así mismo en el caso de cómo hacer un instructivo con dibujos, porque se pueden emplear dibujos que acompañen cada una de las fases o pasos del instructivo.
¿Cómo hacer un instructivo?
Para hacer un instructivo es importante tener presente que para lograr un buen texto que pueda aclarar los pasos y asegurar que se ejecute de manera correcta, es necesario describir cada una de las fases o acciones que se deben seguir, de tal forma que en el momento de redactarlo se cuente con los aspectos que se tienen que considerar sin dejar de lado ninguno de ellos. Entre los pasos o aspectos que debe contener se encuentran los siguientes:
Objetivo del instructivo
Cuando se realiza un instructivo es para lograr un fin o un propósito principal y es la razón por la cual se diseña.
Un instructivo es tan versátil que se puede realizar para distintos procesos, ya que desde que los niños son pequeños reciben instrucciones para hacer una tarea, por lo que los instructivos tienen un papel fundamental para ejecutar las diversas tareas aunque sean sencillas.
Es muy probable que los instructivos los elaboren personas que son especialistas del tema en cuestión, por ejemplo puede ser técnicos industriales, educadores, periodistas o comunicadores sociales entre otros.
Establecer un orden
Generalmente un instructivo lleva varios pasos para alcanzar el objetivo, por lo tanto se deben señalar con el debido orden.
La forma de hacerlo pueden variar porque se pueden estructurar con numerales, literales, viñetas, así como otras formas.
Emplear el lenguaje adecuado
Un instructivo va a ser leído por muchas personas, por lo que se debe emplear un lenguaje sencillo, para toda persona entienda cada uno de los pasos, pero en aquellos que requieren de una terminología específica, también se deben emplear los términos técnicos y especializados para una mejor comprensión de los pasos.
Explicativo
Si un instructivo se refiere al funcionamiento de equipos, máquinas o sus partes, es necesario que se detallen las funciones que tienen cada una de ellas, porque permite a la persona que lee el instructivo cómo manipular o accionar el equipo o máquina de acuerdo a sus funciones.
Indicar los elementos necesarios
Cuando se redacta un instructivo, es probable que en los pasos que se van indicando, los cuales deba ejecutar la persona, puede requerir de elementos o insumos necesarios para llevarlos a cabo.
Por lo tanto, es necesario que se mencionen en el instructivo, ya sea que se listen de manera general o bien se va indicando en cada paso donde se va requiriendo.
Insertar imágenes, dibujos o gráficos
Para muchos instructivos, que corresponde al manejo de sistemas, máquinas y equipos, la explicación de los procesos inherentes a ellos, se puede realizar de manera más sencilla cuando se insertan imágenes en cada uno de los pasos.
Es importante destacar que cuando se emplean imágenes, dibujos o gráficos deben ser de la mejor calidad, porque debe proporcionar información a la persona que va a leer el instructivo, ya que si bien es cierto que se señala un texto de explicación de los pasos, la imagen va a prestar un apoyo importante en el suministro de información de tipo visual.
Incluir llamados de alerta
Estos llamados de alerta corresponde a que en el instructivo ser deben incluir las consecuencias cuando no se cumplen con los pasos o etapas que comprende el instructivo, por eso se le conoce como llamados de alerta que generalmente se le agrega la palabra Advertencia.
Esto permite que la persona tenga el mayor cuidado al seguir los pasos de forma que no omita alguno de ellos, porque puede ocasionar un perjuicio si se trata del funcionamiento de una maquina o equipo.
Si se trata de otro tipo de proceso, podría no alcanzar el objetivo si la persona omite uno de los pasos.
Estructura de un Instructivo
Para hacer un instructivo de manera que sea entendible por cualquier persona que lo lea, se debe hacer bajo una estructura de manera que la información se presente de manera ordenada y organizada para el buen entendimiento y claridad.
Las partes que debe comprender son las siguientes:
-La portada, puede ser con una imagen o dibujo de lo que se presenta como un instrumento, máquina o proceso.
-La introducción, consiste en indicar de manera breve qué se persigue con el instructivo y también para hacer algunas recomendaciones iniciales como la importancia de cumplir los pasos del instructivo para que el proceso a ejecutar tenga éxito, para el buen desempeño de la máquina, entre otros.
– El cuerpo del instructivo, se encuentra constituido por varias etapas que se deben cumplir para que se pueda lograr el principal objetivo del instructivo, para ello se puede establecer la lista de tareas y actividades de manera ordenada, así como las recomendaciones, consejos y condiciones para alcanzar el objetivo.
-Los materiales requeridos, en caso de que para el cumplimiento del instructivo se necesita de algunos insumos, se describen en el mismo para que se no exista algún impedimento en la ejecución del instructivo.
– Las recomendaciones de uso, se refiere a los consejos que se pueden indicar cuando se trata de instructivos de máquinas o equipos, de manera que la persona no corra el riesgo de que se deteriore o sufra algún daño por la inadecuada manipulación.
-Las advertencias se refiere a las recomendaciones que se deben seguir en la manipulación de equipos, herramientas y máquinas para asegurar su buen funcionamiento. Generalmente se refiere a los cuidados que se deben tener, así como los posibles riesgos, de forma que se conserven en buen estado.
– El mantenimiento en el instructivo se debe incluir un área con las recomendaciones para mantener el sistema, el equipo o instrumentos, así como las medidas que se deben seguir para su cuidado.
-Los errores es importante que en el instructivo se encuentre una sección de errores que corresponde a los posibles mensajes o frases de que pueden aparecer en el equipo, herramienta o sistema cuando existe un mal funcionamiento del equipo.
Importancia de un instructivo
Es necesario tener presente que se debe conocer cómo se hace un instructivo porque si se logra hacerlo con orden se pude alcanzar que se cumpla el objetivo planteado, porque en muchas ocasiones las instrucciones le permite a una persona armar un equipo, poner en funcionamiento una máquina, lograr que se cumpla un proceso, entre otros.
Cuando la persona posee el instructivo sobre una maquina o equipo, se puede lograr la prevención de posibles daños o peligros a los que se encuentra expuesto, porque para ello las recomendaciones se colocan luego de la palabra, Advertencia o Precaución.
No puede dejarse de realizar un instructivo cuando se considere necesario e importante, en aquellos casos de procesos que se requieren ordenar así como sus actividades.
En los casos que sea necesario sistematizar actividades y recursos, la elaboración de un instructivo puede ser de gran importancia para la comprensión de todo el proceso en cada una de sus fases.
Existe una gran ventaja cuando se elabora un instructivo que sea requerido, y se trata de la disminución de los tiempos que se generan en los procesos, ya que cuando la persona conoce cuales son los pasos a seguir y en el orden correspondiente, puede manipular un equipo, poner en funcionamiento o ejecutar un proceso.
